Sekretariat

  • Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas, mempunyai tugas merumuskan rencana kerja kesekretariatan yang meliputi pelayanan umum dan kepegawaian, Pengkoordinasian penyusunan program dan anggaran, pengelolaan keuangan serta pengkoordinasian tugas-tugas bidang.
  • Dalam menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekretaris mempunyai fungsi:
    • penyusunan rencana kerja kesekretariatan;
    • pengumpulan, pengolahan usulan program dan kegiatan;
    • penyelenggaraan tugas-tugas kesekretariatan;
    • penyelenggaraan dan pengendalian pelaksanaan kegiatan kesekretariatan meliputi pengelolaan urusan surat menyurat, kearsipan, perpustakaan, humas, protokol, perlengkapan, rumah tangga Dinas dan administrasi kepegawaian, melaksanakan penatausahaan keuangan, barang milik daerah serta urusan perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
    • penyelenggaraan koordinasi, integrasi dan sinkronisasi sesuai dengan lingkup tugasnya; dan
    • penyelenggaraan monitoring, evaluasi dan pelaporan capaian kinerja sekretariat.
  • Uraian tugas Sekretaris adalah sebagai berikut:
    • menyelenggarakan penyiapan perumusan kebijakan teknis lingkup kesekretariatan;
    • menyelenggarakan penyusunan rencana kegiatan kesekretariatan sebagai pedoman kerja;
    • menyelenggarakan penyusunan Rencana Strategis (Renstra), Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah (LAKIP), Penyusunan Indikator Kinerja Utama (IKU), Rencana Kerja Tahunan (RKT), perjanjian kinerja, Standar Operasional Prosedur (SOP), Standar Pelayanan (SP) serta dokumen- dokumen perencanaan, pelaksanaan, evaluasi, penilaian dan pelaporan kinerja lainnya;
    • menyelenggarakan penyusunan Rencana Induk Sistem Proteksi Kebakaran (RSIPK) dalam rangka mewujudkan keselamatan dan keamanan terhadap bahaya kebakaran dan bencana lain di Kabupaten Garut melalui analisis risiko kebakaran dan bencana lain dengan memperhatikan rencana pengembangan kabupaten Garut serta rencana prasarana dan sarana kabupaten Garut;
    • menyelenggarakan pengumpulan, pengolahan, rekapitulasi dan kompilasi data rencana anggaran dan belanja kegiatan Dinas yang bersumber dari bidang;
    • menyelenggarakan pelayanan umum dan kepegawaian yang meliputi urusan surat-menyurat, barang milik daerah/barang milik daerah dan rumah tangga, pengorganisasian dan ketatalaksanaan, keuangan, perencanaan, monitoring, evaluasi dan pelaporan;
    • menyelenggarakan pembinaan, pengawasan dan pengendalian pelaksanaan tugas dan pelayanan umum, kepegawaian dan rumah tangga, serta keuangan, perencanaan, evaluasi dan pelaporan;
    • menyelenggarakan kebutuhan naskah dinas yang diperlukan dan menilai konsep tata naskah dinas dari staf dan unit kerja lainnya di lingkungan Dinas Pemadam Kebakaran berdasarkan pedoman dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku;
    • menyelenggarakan koordinasi perencanaan, evaluasi serta pelaporan
      pelaksanaan rencana kerja bidang pencegahan kebakaran, sarana dan prasarana, operasi dan penyelamatan, serta unit pelaksana teknis;
    • menyelenggarakan penyusunan dokumen-dokumen perencanaan, pelaksanaan, evaluasi dan pelaporan kinerja Dinas;
    • memberikan laporan kepada pimpinan mengenai langkah atau tindakan yang diambil dalam lingkup tugasnya;
    • menginventarisasi, mengeindentifikasi dan menyiapkan bahan pemecahan masalah di bidang tugasnya;
    • menyelenggarakan koordinasi dengan unit kerja lain dan/atau
    • lembaga/organisasi terkait dalam lingkup tugasnya;
    • mendistribusikan tugas kepada staf di lingkup Sekretariat sesuai bidang tugasnya;
    • memberi petunjuk kepada staf untuk kelancaran pelaksanaan tugas staf;
    • mengkoordinasikan tugas staf di lingkup Sekretariat melalui rapat atau langsung agar sesuai dan saling mendukung dalam pelaksanaan tugas;
    • memberi petunjuk kerja dan mengendalikan staf di lingkup Sekretariat agar dapat melaksanakan tugas dengan baik;
    • mengevaluasi pelaksanaan tugas di lingkup Sekretariat untuk mengetahui kesesuaiannya dengan rencana;
    • mengatur pelaksanaan kegiatan staf berdasarkan prioritas penyelesaian tugas kesekretariatan agar selesai tepat pada waktunya;
    • mengevaluasi pelaksanaan tugas staf melalui penilaian Sasaran Kerja Pegawai (SKP) untuk mengetahui prestasi kerjanya dan sebagai bahan pembinaan serta upaya tindak lanjut;
    • menyusun dan memeriksa konsep surat dinas berdasarkan tata naskah dinas yang berlaku;
    • mengatur pemberian layanan administratif kepada semua unit kerja di lingkungan Dinas Pemadam Kebakaran agar terwujud tertib administrasi;
    • menyelenggarakan pengelolaan tata naskah dinas dan kearsipan;
    • menyelenggarakan pembinaan dan pengembangan pegawai dalam jabatan struktural di bawahnya serta dalam jabatan fungsional tertentu dan fungsional umum;
    • menyelenggarakan pelayanan perpustakaan sebagai media referensi, peraturan perundang-undangan dan dokumen lainnya sesuai kepentingan Dinas, serta menyelenggarakan pelayanan hubungan masyarakat dan pelayanan informasi serta dokumentasi Dinas;
    • melaporkan pelaksanaan tugas kesekretariatan secara lisan, tertulis, berkala atau sesuai kebutuhan kepada pimpinan;
    • mengkoordinasikan laporan kegiatan masing-masing bidang untuk disampaikan kepada pimpinan;
    • menyelenggarakan pengumpulan dan pengolahan data sebagai bahan penyusunan laporan program kegiatan Dinas Pemadam Kebakaran sesuai dengan ketentuan;
    • memberikan saran dan pertimbangan kepada pimpinan sesuai dengan bidang tugasnya; dan
    • melaksanakan tugas-tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai dengan tugasnya.
  • Sekretaris, membawahkan:
    • Subbagian Umum, Perencanaan Evaluasi dan Pelaporan; dan
    • Subbagian Keuangan dan Barang milik daerah.
X